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管理者最重要的管理能力是對自我(wǒ)的管理。換句話(huà)說,用于自我(wǒ)管理的“自由時間”是最具價值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工(gōng)作上的三類時間:被上級占用的時間、受組織支配的時間以及個人支配的時間。

　　 不久前的一(yī)個調查顯示,大(dà)企業中(zhōng)層管理者在被問及工(gōng)作中(zhōng)最缺乏的資(zī)源是什麽時,回答最多的竟然不是組織賦予的權力或者物(wù)質資(zī)源,而是時間。而在被問及日常管理中(zhōng)的最大(dà)願望時,回答最多的則是“希望下(xià)屬别讓我(wǒ)操心”。因此,可以認爲,管理者尤其是中(zhōng)層管理者的時間,主要被“浪費(fèi)”在了對下(xià)屬的管理上。

　　 在某種意義上,現代組織中(zhōng)的所有管理者都是“中(zhōng)層”——沒有人再有機會做擁有絕對權力的一(yī)把手(即便是CEO、總裁,仍然需要面對董事會、監事會和相關現代管理機制的約束)。因此,現代管理者除了要學會管理下(xià)屬,同時也要學會管理上級、平級以及自己。根據研究,管理者最重要的管理能力是對自我(wǒ)的管理。換句話(huà)說,用于自我(wǒ)管理的“自由時間”是最具價值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工(gōng)作上的三類時間:被上級占用的時間、受組織支配的時間以及個人支配的時間。

　　 被上級占用的時間:最需也最難管理

        很多自稱能力超強的員(yuán)工(gōng)都會想:如果沒有上級,我(wǒ)的工(gōng)作就好做多了。但是,隻要是工(gōng)作,就必然有上級。而管理中(zhōng)有一(yī)條鐵律:上級和老闆制定規則。

　　既然上級說了算,對于下(xià)屬來說,讓上級對自己滿意,無疑好處大(dà)大(dà)的。但是,取悅上級也需要花時間,而處理令上級不滿的事情,需要花的時間更多。

　　例如,某中(zhōng)層員(yuán)工(gōng)因爲忙于處理下(xià)屬的錯誤,不小(xiǎo)心自己也犯了一(yī)個錯誤:沒有及時向上級報告工(gōng)作進展。結果上級在工(gōng)作快要結束時才發現他工(gōng)作中(zhōng)存在一(yī)個大(dà)問題,不得不進行調整、返工(gōng),弄得雙方都措手不及,非常尴尬。于是,上級接受了“教訓”——在給這名員(yuán)工(gōng)布置任務後,還布置了一(yī)大(dà)堆需要“及時”彙報的任務。這使得後者被迫多花了很多時間,比起事先告訴上級整件事的來龍去(qù)脈要麻煩多了。

　　我(wǒ)們做工(gōng)作如何才能總是得到上級的認可?最好的回答是:上級想讓你做什麽,你就做什麽。如果你不想做上級讓你做的事,那麽就去(qù)改變上級的想法。但無論如何,你一(yī)定要做上級吩咐的事。

　　這并不是說對上級要唯命是從。當你不贊同上級交給你的事情時,你要站在對方的位置上換位思考,并提出一(yī)些更好的備選方案。我(wǒ)們稱之爲“忠誠反對”。如果能說服上級接受你的方案,那當然好;如果說服不了,你就必須按他的要求去(qù)做。

　　任何一(yī)名資(zī)深員(yuán)工(gōng)都會體(tǐ)會到:赢得老闆的認可比把工(gōng)作做好還要費(fèi)時。但請相信:如果沒有用足夠多的時間迎合上級,你就得被上級占用更多的時間。這也意味着你能花在同事、副手、下(xià)屬以及自己興趣愛好上的時間會越來越少。

　　受組織支配的時間:最厭(yàn)煩但最必須

　　受組織支配的時間,是指我(wǒ)們花費(fèi)在行政事務上,以及花費(fèi)在滿足除上級和下(xià)屬以外(wài)的人(即同事、副手)相關要求上的時間,這些要求存在于每一(yī)個組織内部。受組織支配的時間包括閱讀行政文件、參加例行會議、接打必要的電話(huà)等。

　　例如,你的秘書(shū)跳槽了,那麽用人力資(zī)源專業術語來說,就是你的部門出現了一(yī)個“待填補空缺”(招到人後稱之爲“已填補空缺”)。倘若你讓人事部門爲你招聘一(yī)個新秘書(shū),他們會要求你填寫一(yī)張表格,列明該工(gōng)作的具體(tǐ)職責等等。你應付這些事情所花的時間,就叫作受組織支配時間,也有人稱之爲繁文缛節或官僚僵化。

　　其實每一(yī)個組織機構内部都存在繁文缛節,因爲行政部門負責各級管理的人手總是不足。一(yī)名行政人員(yuán)曾這樣向一(yī)名中(zhōng)層管理者解釋:“你們提出的要求是無限的,而我(wǒ)們能做的事情絕對是有限的。”面對衆多的要求,行政人員(yuán)爲了避免混亂,也爲了讓自己的工(gōng)作更加井然有序,會推行各種各樣的政策、程序、手冊等。很多人抱怨繁文缛節浪費(fèi)時間,但是,不付出受組織支配時間的後果更嚴重。

　　舉一(yī)個某經理報修椅子的例子:某經理很忙,椅子壞了讓他着急上火(huǒ),以至于在打電話(huà)報修的時候對采購員(yuán)說了髒話(huà)。采購員(yuán)回敬他:“更換辦公用品,要親自到采購部填寫書(shū)面申請表格。”該經理不得不去(qù)了一(yī)趟采購部,抑制住怒火(huǒ)填好了表格。10天後(那時他還在期待着新椅子),那張表格出現在他的**籃裏,上面附着一(yī)張便條:“對不起,我(wǒ)們無法執行這項申請,因爲9号表格裏的授權号填錯了。”該經理氣得臉都綠了,他打電話(huà)給采購員(yuán),大(dà)罵了一(yī)通。當他最終冷靜下(xià)來後,自己動手修好了椅子。

　　沒有行政人員(yuán)的配合,我(wǒ)們就無法做好日常管理工(gōng)作。而且,他們求不着我(wǒ)們,但是如果我(wǒ)們缺了他們,卻會寸步難行。所以,爲了在組織中(zhōng)生(shēng)存下(xià)去(qù),我(wǒ)們不得不照章辦事,服從組織機構的繁文缛節。如果我(wǒ)們爲省時間而自作聰明,打了折扣,他們就會懲罰我(wǒ)們,讓我(wǒ)們付出更大(dà)的代價,也就是讓我(wǒ)們花費(fèi)更長的時間受組織支配。

　　個人支配的時間:最重要但最易被忽視。

　　可自由支配的時間是指我(wǒ)們實現自身價值——比如創造、革新、領導、規劃和組織所花費(fèi)的時間,也包括完成自己決定要做的事情,而不是迫于老闆、同事和下(xià)屬的要求才去(qù)做的事情——所花費(fèi)的時間。對一(yī)個要發展、要進步,至少是不想被淘汰,想保有市場競争力的公司來說,這些工(gōng)作都是必須的。

　　因此在以上三類時間裏,個人支配的時間是重中(zhōng)之重。在組織機構中(zhōng),隻有在這段時間裏我(wǒ)們才能夠展示自我(wǒ),遵從個性。在上級占用的時間裏,上級的要求高于我(wǒ)們的個性;在受組織支配的時間裏,配合位于首位。因此,隻有利用好個人支配的時間,我(wǒ)們才能爲公司做出獨特的貢獻;如果沒有個人支配的時間,我(wǒ)們就無法成爲工(gōng)作的主人。

　　但不幸的是,當壓力源源不斷地湧過來時,最先被擠掉的就是可自由支配的時間,幾乎每個管理者在曆經幹錘百煉之後,都會深深地明白(bái)這一(yī)點。

　　爲什麽呢?問題出在激勵制度上。如果我(wǒ)們不遵從上級的意願辦事,就會背上不服從管理的罪名;如果我(wǒ)們不按照公司的規章條款辦事,就會背上不合作的罪名;如果我(wǒ)們不兌現對下(xià)屬的承諾,就會背上拖延的罪名。在一(yī)個公司裏,我(wǒ)們都非常不情願背上這些罪名,原因是——對别人的要求不上心的人,很快就會吃不了兜着走。

　　如果管理者沒有在可自由支配的時間裏完成他想做的事,會受到什麽懲罰?答案是:不會有懲罰,至少在短期内沒有,因爲沒人會立刻感受到做與不做的區别。

　　因此,當兩件事——管理者自己想做的事(不做也不會馬上招緻懲罰)和如果不做便會背上不服從上級、不合作或拖延之罪名的事——起了沖突,不用猜也會知(zhī)道管理者會優先考慮做哪一(yī)件。

　　雖然從短期來看,喪失了可自由支配的時間可能不會帶來麻煩,但從長遠來看,這對公司以及個人都非常不利。對公司來說,要是員(yuán)工(gōng)不能在唯一(yī)可創造價值的可自由支配時間裏爲公司做出貢獻,那麽公司将無法生(shēng)存下(xià)去(qù),更不要談什麽發展空間了。也就是說,如果員(yuán)工(gōng)沒有可自由支配的時間,那麽公司就不具備創造性、革新能力和能動性。對個人來說,在公司裏絕不會有時間去(qù)自主地創造、革新、開(kāi)辟天地。

　　 那麽,當一(yī)個管理者發現自己總是不斷地被迫在與上級、同事和下(xià)屬的互動中(zhōng)掙紮或糾結時,應該怎樣擺脫困境呢?

　　 如何獲得更多的個人時間

　　盡管處理好這三類時間都是必要的,但必須先選一(yī)類下(xià)手。首先應該砍掉下(xià)屬占用的時間,原因有兩個:第一(yī),下(xià)屬占用的時間不屬于管理者的日程安排。第二,任何調整都會使一(yī)部分(fēn)人焦慮和受害,如果非做不可,就選擇權力最弱、對自己形成不良影響可能性最小(xiǎo)的人,這當然是最穩妥的。

　　 所以,最先拿下(xià)屬占用的時間開(kāi)刀,把砍下(xià)來的時間花在自己身上(因爲個人支配的時間是可自由支配的時間和被下(xià)屬的事纏身的時間之和)。

　　有個故事能很好地說明上述理念:兩個同伴在森(sēn)林裏遇到了熊,兩人拔腿便逃。當熊快要追上他們時,其中(zhōng)一(yī)人趕忙穿上運動鞋。他的同伴說:“就算這樣,你還是不可能比熊跑得快。”那人回答說:“我(wǒ)沒必要比熊跑得快,隻要比你跑得快就行了!”

　　 但是,即使你跑得比同伴快,熊還是緊跟在你後面。同理,雖然一(yī)個管理者擺脫下(xià)屬的糾纏能讓自己的工(gōng)作更快一(yī)步,但是其他的煩心事——上級和同事的要求、下(xià)屬的合理請求——仍然層出不窮。好在砍掉下(xià)屬占用的時間能讓他獲得可自由支配的時間,得以有一(yī)些空閑時間去(qù)處理其他的事情。

　　 一(yī)旦獲得了可自由支配時間,就要充分(fēn)地利用它,讓它成長并産生(shēng)價值。

　　 首先,對上級,要花時間去(qù)琢磨如何滿足他的要求,以赢得信賴,爲自己争取更多的可自由支配的時間。

　　例如,之前有許多工(gōng)作必須上級點頭同意才能去(qù)做,他想要預先了解你的工(gōng)作計劃,以防你出錯。工(gōng)作彙報也許會花很多時間,但是,與上級确認的好處很快就能顯現出來,随着一(yī)個個項目的成功,上級會越來越消除對你辦事能力的疑慮,最後會放(fàng)手讓你全權負責後續項目,而隻需你在月度甚至季度報告裏向他做出報告。這會爲你倆都節省不少時間。

　　 對同事也應該采取類似做法。有的管理者一(yī)開(kāi)始全憑權威處理事情,很快會發現這樣隻會使得自己越來越忙,而且無法提高效率。而一(yī)旦獲得可自由支配的時間,就能逐漸開(kāi)始建立人脈,然後會發現自己與同事的關系越和諧,他們越願意配合你的工(gōng)作,根本不用費(fèi)太多的力氣。

　　與上面提到的那個換椅子的案例做個對比:有個中(zhōng)層管理者說,過去(qù)她在因爲某事急需一(yī)位行政部門同事的幫助時,對方無非就是例行公事地答複:“請填寫表格,我(wǒ)們會處理的。”但在最近幾個月,她投入了一(yī)些可自由支配的時間,試圖與行政部門同事建立更好的關系。當她急需幫忙時發現,不用費(fèi)盡心機,他們就會全力地配合她。

　　 對下(xià)屬也一(yī)樣。既然我(wǒ)們現在都知(zhī)道了自由時間的重要性,也知(zhī)道了自由來自上級的信任和同事的熱情,我(wǒ)們就應該嘗試逐漸給下(xià)屬更多的自由,也更加積極地去(qù)配合同事。下(xià)屬越自立,同事越積極,意味着你的可自由支配時間越多。